dhs verzorgt kopiearchief in de cloud voor Dedicon

Stichting Dedicon maakt informatie leesbaar, zichtbaar, hoorbaar of voelbaar voor mensen met een leesbeperking. Met ruim 80.000 boeken in audio en braille beschikken ze over een van de grootste collecties ter wereld. Om ervoor te zorgen dat deze unieke verzameling niet verloren gaat bij een onverhoopte calamiteit, werd dhs ingeschakeld voor het aanleggen van een reservearchief in de cloud. Op deze manier kan de stichting haar klanten altijd blijven bedienen, ook in geval van een noodsituatie.

Toegang tot informatie is essentieel

De 150 medewerkers en honderden vrijwilligers van Dedicon geloven in een samenleving waarin iedereen volwaardig moet kunnen meedoen, ook blinden en slechtzienden. Toegang tot informatie is daarbij essentieel. Daarom voorzien ze bijvoorbeeld informatieborden in musea en op stations van afbeeldingen in reliëf en geven ze stembiljetten en Postbus 51 folders uit in braille. Maar verreweg het grootste bestaansrecht dankt de stichting aan de duizenden boeken, tijdschriften en kranten in audio en braille.

Jarenlang inspreekwerk wil je niet verliezen

“Onze bibliotheek bevat jaren en jaren aan inspreekwerk. Alleen al het inspreken van een Harry Potter boek kost zes tot negen maanden. Dat wil je niet verliezen,” aldus IT Manager Arno van Hout. “Voorheen maakten we voor al onze producten gebruik van een on premise oplossing, waarbij er een archief in Grave stond en een kopiearchief in Rijswijk. Bij een calamiteit liepen we niet alleen gevaar onze enorme audiocollectie te verliezen, maar zou ook onze streamingdienst voor langere tijd uit de lucht kunnen zijn. Dat risico wilden we niet langer lopen. Bovendien verliep het onderhoudscontract op onze hardware. Die twee zaken samen vormden voor ons de aanleiding om een aantal ICT-partijen uit te nodigen en te zien wat zij voor ons konden betekenen.”

Beste oplossing tegen een heel redelijke prijs

dhs, een van die partijen, was al een goede bekende van Dedicon. “dhs heeft niet alleen de vorige contractvervanging voor ons geregeld, maar verzorgt ook al jaren onze kantoorautomatisering,” legt Van Hout uit. “Ze leveren de hardware en verzorgen het technische beheer van onze storage-omgeving. Omdat we al langere tijd samenwerken, weten we wat we aan elkaar hebben. Zij kennen onze stichting en hadden duidelijk het beste nagedacht over hoe ze aan onze wens konden voldoen, namelijk in het geval van een calamiteit door kunnen met het bedienen van onze klanten. Toen ze van alle partijen ook nog de beste oplossing konden leveren tegen een heel redelijke prijs, waren we er snel uit.”

Reëel advies

Begin 2019 is de vernieuwde omgeving live gegaan. Het archief in Grave is blijven bestaan, maar dhs heeft de replica in Rijswijk vervangen door een replica in de cloud. We hebben de eerste stap gezet om het streamen van boeken, folders, kranten en tijdschriften onverhinderd te kunnen laten doorgaan op het moment dat zich een grote calamiteit voordoet in Grave. Van Hout legt uit erg tevreden te zijn over de nieuwe situatie en de samenwerking met dhs. “De contacten verlopen probleemloos en dhs is heel reëel in het geven van adviezen en de prijs die ze daarvoor vragen. Ze bewegen al jaren mee met ons en dat is prettig. Een storing hebben we nog niet gehad, dus ik kan nog niets zeggen over het anticiperen daarop. Maar ik heb er alle vertrouwen in dat ook dat wel goed zit.”